Protocol adviseurs NPO-fonds

versie januari 2023

De raad van bestuur van de NPO legt voorstellen van landelijke publieke media-instellingen voor aan een onafhankelijke adviescommissie. De adviseurs beschikken over brede kennis van de ontwikkelingen in één of meer aandachtsgebieden van de regelingen die betrekking hebben op het NPO-fondsbudget. Er zijn verschillende adviescommissies voorzien:

- Video fictie en documentaire
- Audio fictie en documentaire

Voor talent is een aantal adviseurs benoemd van wie enkelen ook commissielid bij Video of Audio zijn.

Iedere adviescommissie adviseert over de inhoudelijke/kwalitatieve waarde van voorliggende voorstellen in het licht van de doelstelling en de criteria van het NPO-fondsbudget, en de regelingen waarin dit nader is uitgewerkt. De begroting, onderdeel van het voorstel, blijft buiten de beoordeling van de adviescommissie. Maar het staat de leden te allen tijde vrij om opvallende financiële en organisatorische aspecten van een voorstel te melden.
Benoemingen in de adviescommissies zijn openbaar. Alle benoemingen geschieden door de raad van bestuur van de NPO op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie. De selectiecommissie bestaat uit een eindredacteur van een omroep (die lid is van het genreoverleg van fictie dan wel documentaire), een lid van de betreffende adviescommissie en de coördinator van de betreffende adviescommissie. De benoeming geldt voor een bij de benoeming vastgelegde termijn met een minimum van één jaar en een maximum van vier jaar. Ieder jaar treedt tenminste één lid van iedere adviescommissie terug volgens een vooraf op te stellen rooster. Herbenoeming kan voor het eerst twee jaar nadat een lid is afgetreden, zodat variatie in de samenstelling van de adviescommissies gewaarborgd is.
Voor alle adviescommissies is jaarlijks een aantal rondes voorzien. Per genre zijn er in elke ronde vaak meerdere commissievergaderingen. Van de commissieleden wordt verwacht dat zij jaarlijks minimaal de helft van het aantal commissievergaderingen in hun genre aanwezig kunnen zijn.
Een adviescommissie bestaat per commissievergadering uit drie leden en bij voorstellen boven € 500.000 uit vijf leden. De vergadering wordt technisch voorgezeten door één van de coördinatoren van de Directie Video of Audio van de NPO. De leden van iedere commissie beschikken gezamenlijk over voldoende ervaring en deskundigheid op het terrein waarover zij adviseren, alsook over de competenties voor het kunnen motiveren van een kwaliteitsoordeel. Het vereiste quorum voor besluitvorming is drie of vijf leden zonder conflicterend belang bij het voorstel. Alle besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen.
Indien een commissielid meewerkt aan een project waarvoor door een landelijke publieke media-instelling een voorstel is ingediend, of anderszins een persoonlijk belang heeft bij een voorstel in dezelfde ronde, is er sprake van een conflicterend belang en wordt hij of zij niet uitgenodigd voor een commissievergadering in dezelfde ronde. Indien een lid van een adviescommissie in een dergelijk geval per abuis wel wordt uitgenodigd stelt hij of zij de betreffende coördinator per omgaande op de hoogte, zodat een andere commissielid kan worden uitgenodigd. Indien een lid van de adviescommissie op andere wijze betrokken is bij een voorstel, meldt hij of zij dit vooraf aan de betreffende coördinator. In dat geval zal het commissielid niet aan de beraadslaging over dat voorstel deelnemen. Indien één van de overige leden, ofwel de betreffende coördinator, enig vermoeden heeft van mogelijke belangenverstrengeling of een tegenstrijdig belang, dient dit te worden gemeld. In geval van twijfel besluit de betreffende coördinator. Ook kan de aanvrager in bepaalde gevallen zelf de betreffende coördinator verzoeken een commissielid uit te sluiten van deelname aan de commissievergadering over een specifiek voorstel.
Commissieleden worden geacht in hun oordeelsvorming geen persoonlijke voorkeuren mee te laten wegen. Alle informatie die aan de leden van de adviescommissie wordt overlegd, wordt door hen strikt vertrouwelijk behandeld. De beraadslaging tijdens de vergadering is eveneens vertrouwelijk. Dat geldt ook voor digitale documentatie van aanvragers, deze (of informatie hierover) kan niet met derden worden gedeeld. De leden van de adviescommissie onthouden zich van het geven van informatie aan aanvragers of derden over de inhoud van het besprokene en verwijzen voor informatie door naar de omroepen of de betreffende coördinator.
De betreffende coördinator verwerkt de beraadslaging in een schriftelijk inhoudelijk advies dat geaccordeerd wordt door de betreffende commissieleden.
Na bekendmaking van de besluiten van een adviesronde dienen de commissieleden alle ontvangen/gedownloade voorstellen definitief van eigen computers te verwijderen. Eventuele prints dienen eveneens vernietigd te worden.
Alle overige ontvangen documenten die persoonlijke informatie bevatten dienen verwijderd en/of vernietigd te worden.
Voor commissieleden die deel hebben genomen aan een sollicitatiecommissie geldt dat zij alle brieven en/of cv’s definitief dienen te verwijderen van eigen computers. Eventuele prints dienen eveneens vernietigd te worden.
Leden van de adviescommissies ontvangen voor deelname aan vergaderingen (inclusief correctieronde adviezen) een vergoeding, mede op basis van het aantal door hen behandelde aanvragen.
De vergaderingen vinden plaats bij de NPO of online, via Microsoft Teams.
De namen van de commissieleden worden pas bekend dan wel kunnen opgevraagd worden als er sprake is van een (plaatsings)besluit.
Na een plaatsingsbesluit van de raad van bestuur, waarin de NPO-fondstoekenning is opgenomen, kan de omroep het bijbehorende NPO-fondsadvies mét vermelding van namen van commissieleden opvragen bij het NPO-fonds.
Na een afwijzend besluit van de directeur Audio of Video ontvangt de omroep een brief waarin beide NPO-fondsadviezen mét vermelding van de namen van de commissieleden zijn bijgesloten.
Een afwijzend besluit volgt doorgaans op het moment dat er twee negatieve adviezen zijn afgegeven door de commissie, waarbij een negatief advies ook het gevolg kan zijn van een te laag puntenaantal omdat er sprake is van uitputting van het NPO-fondsbudget.
Er volgt geen afwijzend besluit op het moment dat er een andere financieringsmogelijkheid gevonden wordt.

Wanneer de namen van commissieleden bekend zijn gemaakt is het nadrukkelijk niet de bedoeling dat zij hierover rechtstreeks benaderd worden door de omroep, producent of maker. Indien er vragen zijn n.a.v. een besluit kan de omroep, producent of maker contact opnemen met de betreffende coördinator van het fonds. Indien commissieleden wél rechtstreeks benaderd worden door de omroep, producent of maker, dan zullen zij dit melden bij de betreffende coördinator van het fonds, die hierover in contact zal treden met de producent en de omroep.