Gedragscode Integriteit Publieke Omroep 2021

1.1

Het bestuur stimuleert gedrag dat bijdraagt aan de onafhankelijkheid en integriteit van de mediaorganisatie en op het duurzaam kunnen vervullen van de publieke mediaopdracht overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving. Het bestuur doet dit mede door het tonen van voorbeeldgedrag. (Zie ook 6.3: Leiderschap en voorbeeldgedrag.)

Bij het creëren van de gewenste cultuur en het stimuleren van daarbij passend gedrag, worden in ieder geval betrokken:

a.   de omgeving waarin de mediaorganisatie opereert;
b.   deze Gedragscode;
c.    de strategie voor uitvoering van de wettelijke taakopdracht en het daarbij passende bedrijfsmodel;
d.   de bestaande cultuur binnen de mediaorganisatie en of het gewenst is daarin wijzigingen aan te brengen.

Inleiding

De uitwerking van dit Principe geeft mediaorganisaties en medewerkers houvast bij de beoordeling van integriteitskwesties. Integer handelen van medewerkers is een voorwaarde om het goed functioneren en de kwaliteit te kunnen waarborgen van zowel een mediaorganisatie als de met gemeenschapsgeld gefinancierde landelijke publieke mediadienst als geheel. Integer handelen kenmerkt zich door betrouwbaarheid, dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid en zorgvuldigheid. 

Een afvinkcultuur is geen garantie voor succes van integriteitsbeleid. Er moet groot belang worden gehecht aan het realiseren van een organisatiecultuur waarin open wordt gesproken over normen en waarden. Daarbij is het uitgangspunt dat elke medewerker integer handelt.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het vastleggen van de wijze waarop wordt omgegaan met belangenverstrengeling. In dat verband wordt vastgelegd wat in elk geval onder belangenverstrengeling wordt verstaan, hoe besluitvorming hierover plaatsvindt en op welke wijze met nevenfuncties wordt omgegaan. De raad van toezicht houdt hierop toezicht.

Om belanghebbenden over specifieke aspecten van integriteit te informeren, houdt een mediaorganisatie registers bij met de
- financiële belangen en beleggingen (intern, zie 2.2; openbaar, zie 2.3);
- nevenfuncties (openbaar, zie 2.10);
- ontvangen en gegeven geschenken (openbaar, zie 2.21).

Openbare registers zijn in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie.

Alle registers worden ten minste tweemaal per jaar geüpdatet.

Vermeldingen in registers blijven daarin staan voor de duur van de arbeidsovereenkomst of aanstelling van de medewerker bij de mediaorganisatie.

2.1 Compliance officer

Elke mediaorganisatie heeft een compliance officer. Deze is goed op de hoogte van de organisatiecultuur en biedt medewerkers advies en ondersteuning. De compliance officer bevordert een integere bedrijfsvoering, met een focus op gedrag en cultuur, waarbij de vraag centraal staat of gedragingen van de organisatie leiden tot maatschappelijk ongewenst gedrag. Verder bevordert hij de naleving van wet- en regelgeving. Hij is voor deze taken adviseur van het bestuur en de raad van toezicht, maar is ten opzichte van deze organen onafhankelijk. Binnen de mediaorganisatie is hij nauw betrokken bij de communicatie over de bevordering van een integere bedrijfsvoering.

Financiële belangen en beleggingen

2.2

Medewerkers of hun partners met financiële belangen of beleggingen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, worden niet betrokken bij activiteiten binnen de mediaorganisatie die aan deze belangen of beleggingen raken.

Medewerkers melden hun belangen of beleggingen, en die van hun partners, bij de compliance officer, die deze opneemt in een intern register, onder vermelding van de aard en de ingangsdatum van het belang of de belegging.

2.3

Financiële belangen of beleggingen van topfunctionarissen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, worden via een register openbaar gemaakt. Daarin worden ook de aard en de ingangsdatum van het belang of de belegging vermeld. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie en wordt ten minste tweemaal per jaar
geüpdatet.

2.4

Uitgangspunt is dat een medewerker die familie- of vriendschapsbetrekkingen of op een andere manier persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten of zaken aan de mediaorganisatie, zich onthoudt van besluitvorming over de opdracht met betrekking tot die diensten of zaken.

Inkoop en aanbesteding

2.5

Als een mediaorganisatie producten of diensten wenst af te nemen is hij gehouden op basis van de geraamde opdracht tenminste drie offertes aan te vragen indien het met de opdracht gemoeide bedrag hoger is dan € 50.000 en lager is dan het toepasselijke drempelbedrag (2021: € 214.000). Als de geraamde opdrachtwaarde meer bedraagt dan het toepasselijke drempelbedrag wordt een Europese aanbesteding uitgevoerd. Deze bepaling is niet van toepassing als het gaat om een opdracht voor het maken van media-aanbod ter uitvoering van de publieke mediaopdracht.

Nevenfuncties

2.6

Een medewerker vervult geen nevenfuncties die naar hun aard of tijdsbeslag strijdig zijn met het belang van de mediaorganisatie.

2.7

Een medewerker die een nevenfunctie wil vervullen die niet voortvloeit uit zijn hoofdfunctie, bespreekt dit voornemen binnen de mediaorganisatie met de leidinggevende. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden.

2.8

De kosten die een medewerker maakt in verband met een nevenfunctie die voortvloeit uit zijn hoofdfunctie (‘q.q.-nevenfunctie’), kunnen alleen worden vergoed door de organisatie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, en niet door de mediaorganisatie.

2.9

Een medewerker ontvangt of behoudt geen inkomsten -in welke vorm dan ook- voor werkzaamheden verricht in een nevenfunctie die voortvloeit uit zijn hoofdfunctie, afgezien van de vergoeding zoals beschreven in 2.8.

Eventuele andere inkomsten dan de vergoeding voor gemaakte onkosten, worden in de kas van de mediaorganisatie gestort en door de mediaorganisatie openbaar gemaakt.

2.10

Een mediaorganisatie maakt via een register in elk geval de nevenfuncties openbaar van de topfunctionarissen en belangrijke journalistieke functionarissen, waaronder de q.q. - nevenfuncties. Daarbij wordt per functie vermeld of er een vergoeding voor wordt ontvangen. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie en wordt ten minste tweemaal per jaar geüpdatet.

2.11

Een mediaorganisatie zorgt ervoor dat een medewerker geen nevenfuncties verricht, direct of indirect, bij een lokale, regionale, dan wel landelijke media-instelling of de NPO, indien dit ertoe leidt dat zijn beloning daarmee boven de BPPO-norm uitstijgt. Hetzelfde geldt voor medewerkers die met inachtneming van eerder gegeven toestemming van de raad van bestuur van de NPO reeds boven de norm worden beloond. De medewerker verklaart in de betrokken overeenkomst(en) dat hij op deze wijze de van toepassing zijnde BPPO-norm niet
overschrijdt.

Bedrijfsgegevens

2.12

Een medewerker gaat zorgvuldig en discreet om met data en overige informatie waarover hij op grond van zijn medewerkerschap beschikt en doet hierover aan derden geen mededelingen.

Geschenken, uitnodigingen en andere voordelen ontvangen

2.13

Medewerkers accepteren geen geschenken, uitnodigingen of andere voordelen van derden om in het kader van hun functie iets te doen of te laten.

2.14

Uitganspunt is dat geschenken of andere voordelen met een waarde van meer dan € 50,- niet worden geaccepteerd. In het incidentele geval waarin het niet accepteren van een geschenk of ander voordeel met een waarde van meer dan € 50,- ongepast zou zijn, is voor het accepteren ervan de voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de mediaorganisatie vereist.

In geval van een dergelijk geschenk of ander voordeel aangeboden aan het bestuur, kan de RvT die toestemming verlenen.

2.15

Het ontvangen van geschenken of andere voordelen mag uitsluitend op het adres van de mediaorganisatie plaatsvinden.

2.16

Medewerkers aanvaarden uitnodigingen van derden (van binnen en buiten de publieke omroep) voor onder meer maaltijden, evenementen, werkbezoeken en reizen slechts onder de volgende voorwaarden:
a. aanvaarding van de uitnodiging mag eerst na voorafgaande schriftelijke, al dan niet generieke, toestemming van de mediaorganisatie. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden; en
b. er is geen lopend of aanstaand onderhandelingstraject of aanbestedingstraject waarin de uitnodigende partij is betrokken; en
c. er is geen risico dat aanvaarding van de uitnodiging op enige wijze negatieve publiciteit voor de mediaorganisatie teweeg zou kunnen brengen; en 
d. aanvaarding van de uitnodiging is goed voor het professionele netwerk van de medewerker en de mediaorganisatie; en
e. de uitnodiging past in het normale relatiebeheer van de uitnodigende partij; en
f. de waarde van de uitnodiging is niet buitensporig.

Voor het aanvaarden van een uitnodiging die ook de partner, de huisgenoot of een familielid van een medewerker betreft, dient eveneens de voorafgaande schriftelijke, al dan niet generieke, toestemming te worden verkregen van de mediaorganisatie. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden.

Geschenken, uitnodigingen en andere voordelen geven

2.17

Medewerkers geven geen geschenken, uitnodigingen of andere voordelen aan derden in het kader van hun functie met het oogmerk die derden iets te laten doen of nalaten.

2.18

Uitgangspunt is dat het aanbieden van geschenken of andere voordelen alleen mag geschieden tot een waarde van maximaal € 50,- en slechts in het kader van het gangbare relatiebeheer van de mediaorganisatie. In het incidentele geval waarin het aanbieden van een geschenk of ander voordeel met een waarde van minder dan € 50,- ongepast zou zijn, is voor het aanbieden van een geschenk of ander voordeel met een waarde van meer dan € 50,- de voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de mediaorganisatie vereist.

2.19

Het aanbieden van het geschenk of voordeel mag uitsluitend op het zakelijk adres van de ontvanger plaatsvinden.

2.20

Uitnodigingen aan derden voor onder meer maaltijden, evenementen, werkbezoeken en reizen worden slechts gedaan onder de volgende voorwaarden:
a. aanbieden van de uitnodiging mag eerst na voorafgaande schriftelijke, al dan niet generieke, toestemming van de mediaorganisatie. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden; en
b. er is geen lopend of aanstaand onderhandelingstraject of aanbestedingstraject waarin de ontvangende partij is betrokken; en
c. er is geen risico dat de uitnodiging op enige wijze negatieve publiciteit voor de mediaorganisatie teweeg zou kunnen brengen; en
d. aanbieden van de uitnodiging is goed voor het professionele netwerk van de medewerker en de mediaorganisatie; en
e. de uitnodiging past in het normale relatiebeheer van de mediaorganisatie; en
f. de waarde van de uitnodiging is niet buitensporig.

Voor het doen van een uitnodiging die ook de partner, de huisgenoot of een familielid van de ontvanger betreft, dient eveneens de voorafgaande en schriftelijke, al dan niet generieke, toestemming van de mediaorganisatie verkregen te worden. De compliance officer kan hierover advies worden gevraagd.

Geschenken, uitnodigingen en andere voordelen publiceren

2.21

De ontvangen en gegeven geschenken, uitnodigingen en andere voordelen met een waarde van meer dan € 50,- worden via een register openbaar gemaakt. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie en wordt ten minste tweemaal per jaar geüpdatet.

Declaraties

2.22

Medewerkers krijgen uitgaven voor o.a. lunches, diners, excursies, evenementen en reizen uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan worden aangetoond.

2.23

Ter bepaling van de functionaliteit van uitgaven worden als criteria gehanteerd:
a. de uitgave is in het belang van de mediaorganisatie; en
b. de uitgave vloeit voort uit de functie.

2.24

Kosten worden zoveel mogelijk direct in rekening gebracht bij de mediaorganisatie. Deze zorgt ervoor dat de medewerker zo min mogelijk zelf kosten vooruit moet betalen.

2.25

Declaraties worden afgehandeld volgens een procedure die schriftelijk is vastgelegd en voor medewerkers kenbaar is.

Gebruik van voorzieningen

2.26

Het gebruik van door de mediaorganisatie aan medewerkers ter beschikking gestelde apparatuur of voorzieningen, zoals een mobiele telefoon, tablet, laptop, dienstauto (met of zonder chauffeur), abonnement of vergoeding, vindt plaats overeenkomstig een daarvoor door de mediaorganisatie vastgestelde regeling. Een medewerker gaat zorgvuldig om met de aan hem ter beschikking gestelde voorzieningen.

Reizen

2.27

Een medewerker heeft voorafgaande schriftelijke toestemming van de mediaorganisatie nodig voor het maken van een buitenlandse dienstreis. De mediaorganisatie laat haar medewerkers weten welke functionaris bevoegd is deze toestemming namens de mediaorganisatie te verlenen. Geen voorafgaande toestemming is nodig voor reizen van medewerkers in de uitoefening van hun direct aan programmaproductie gerelateerde functie, zoals bij nieuwsverslaggeving en reisprogramma’s.

2.28

Een medewerker die het voornemen van een reis meldt, geeft daarbij informatie over het doel van de reis, de bijbehorende (beleids)overwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

2.29

Meereizen van de partner van een medewerker ten laste van de mediaorganisatie is niet toegestaan, tenzij een specifiek benoembaar belang van de mediaorganisatie in het geding is.

2.30

Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de medewerker.

2.31

Van de gemaakte reis wordt verslag gedaan aan tenminste de leidinggevende, bij voorkeur schriftelijk.

Verklaring naleving integriteitsregels

2.32

Elke mediaorganisatie legt jaarlijks aan alle medewerkers een -al dan niet elektronische- in te vullen en te ondertekenen vragenlijst voor met betrekking tot de toepassing van (onderdelen van) deze gedragscode. Tot de gestelde vragen behoren in elk geval vragen over
- het hebben van financiële belangen en beleggingen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, (zie 2.2 en 2.3);
- betrokkenheid bij besluitvorming over opdrachtverlening aan bekenden (zie 2.4);
- het hebben van nevenfuncties (zie 2.6);
- het aanvaarden van geschenken, uitnodigingen en andere voordelen (zie 2.13);
- het geven van geschenken, uitnodigingen en andere voordelen (zie 2.17). 

3A Taken en verantwoordelijkheden

Inleiding

Tussen bestuur en intern toezicht van de mediaorganisatie (RvT) moet een helder onderscheid in verantwoordelijkheden bestaan (zie ook artikel 2.142a, eerste lid, van de Mediawet 2008).

Het bestuur en de RvT bepalen de inrichting van de governance van de mediaorganisatie en zorgen dat inrichting en werking conform deze code zijn. Ze dragen elk, overeenkomstig hun wettelijke en statutaire taken, een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de governance, conform deze code.

3.1

Het bestuur en de RvT zorgen dat zij hun functies zorgvuldig en conform de wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling vervullen.

3.2

Het bestuur neemt geen taken en verantwoordelijkheden over van de RvT en zorgt ervoor dat de RvT zijn functies kan vervullen. Evenmin neemt de RvT taken en verantwoordelijkheden over van het bestuur. De statuten van een mediaorganisatie kennen een voorziening voor het geval sprake is van discontinuïteit van bestuur.

3.3

Het bestuur en de RvT voeren ten minste eenmaal per jaar, desgewenst onder leiding van een externe deskundige, een gesprek over hun onderlinge samenwerking en leggen het resultaat daarvan schriftelijk vast.

3.4 Beperking overstap van bestuur naar eigen RvT

Een voormalig bestuurder van een mediaorganisatie is na het einde van zijn bestuurlijke functie voor een periode van drie jaren niet benoembaar als lid van de RvT van diezelfde organisatie. Ook kan hij geen toezichthouder worden van de mediaorganisatie of van het samenwerkingsverband waarvan de (voormalige) mediaorganisatie waarvan hij bestuurder was deel uitmaakt door fusie of samenwerking.

3.5 Beperking overstap van RvT naar eigen bestuur

Een voormalig lid van de RvT van een mediaorganisatie is pas drie jaar na het einde van zijn toezichthoudende functie benoembaar als lid van het bestuur van diezelfde organisatie.

3.6 Beperking overstap van ander bestuur naar RvT

Een voormalig bestuurder van een (voormalige) mediaorganisatie is pas drie jaar na het einde van zijn bestuurlijke functie benoembaar als voorzitter of lid van een RvT van een andere mediaorganisatie dan die waarbij hij zijn bestuurlijke functie vervulde.

3B Ontwikkeling deskundigheid en professionaliteit

Inleiding

Aan de deskundigheid en professionaliteit van het bestuur en de RvT worden hoge eisen gesteld. Dat vraagt om permanente ontwikkeling, feedback en reflectie op hun handelen en prestaties en een regelmatige evaluatie.

3.7 Ontwikkeling bestuur

Leden van het bestuur afzonderlijk en het bestuur als geheel, reflecteren regelmatig, zelf en met ondersteuning van anderen, op hun eigen functioneren. Bestuurders zorgen dat zij vakbekwaam en geschikt zijn en blijven en kunnen daarbij gebruik maken van bijvoorbeeld interne spiegeling, externe intervisie, coaching, scholing of opleiding. Dit komt aan de orde in het gesprek over het functioneren van het bestuur (zie 3.8) en wordt als onderdeel van dat gesprek schriftelijk vastgelegd.

3.8 Evaluatie bestuur door RvT

De RvT voert jaarlijks met elk bestuurslid een gesprek over zijn functioneren en legt dit schriftelijk vast. 

De RvT bespreekt tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van leden van het bestuur zowel het functioneren van individuele bestuurders als van het bestuur als geheel, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden en legt deze schriftelijk vast.

Jaarlijks wordt in het verslag van de RvT gemeld of deze gesprekken hebben plaatsgevonden.

3.9 Evaluatie raad van toezicht

De RvT bespreekt tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van leden van het bestuur zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele toezichthouders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden en legt dit schriftelijk vast. Ook worden het gewenste profiel en de samenstelling en competenties van de RvT besproken.

Jaarlijks wordt in het verslag van de RvT gemeld of deze gesprekken hebben plaatsgevonden.

3.10 Consultatie bestuur door RvT

De RvT stelt zich voorafgaand aan de zelfevaluatie op de hoogte van de visie van de leden van het bestuur op het functioneren van de RvT en informeert het bestuur over de uitkomsten van de zelfevaluatie. Ten minste eenmaal per drie jaar wordt deze evaluatie door een onafhankelijke externe deskundige begeleid.

3.11 Ontwikkeling RvT

De RvT werkt permanent aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. De mediaorganisatie financiert en faciliteert dit voor zover direct gerelateerd aan het functioneren als (lid van de) RvT van de mediaorganisatie.

Jaarlijks wordt hierover in het verslag van de RvT verantwoording afgelegd.

3.12 Introductieprogramma

De RvT zorgt voor een adequaat introductieprogramma voor nieuwe RvT-leden en kennisoverdracht van vertrekkende RvT-leden.

3.13 Exitgesprekken

De RvT voert exitgesprekken met vertrekkende leden van het bestuur en van de RvT.

4.1

Het bestuur functioneert collegiaal en is in ieder geval verantwoordelijk voor:
a. zorgvuldige besluitvorming wat betreft procedure, proces en inhoud;
b. het realiseren van de doelstellingen, de strategie en het (financiële) beleid;
c. het realiseren en borgen van de transparantie, onafhankelijkheid en integriteit van de mediaorganisatie;
d. het (laten) naleven van alle relevante wetten en regels, waaronder de Mediawet 2008 en deze code;
e. het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en voor de juiste besteding van de middelen van de mediaorganisatie;
f. de verslaggeving en rapporteert jaarlijks over de prestaties van de mediaorganisatie;
g. de tijdige en adequate informatievoorziening naar de RvT.

4.2

Taken en bevoegdheden van het bestuur zijn helder vastgelegd in de statuten. Daarin wordt ook vastgelegd voor welke besluiten van het bestuur de voorafgaande goedkeuring of vaststelling door, dan wel instemming van de RvT noodzakelijk is.

Indien de mediaorganisatie een vereniging is, worden in de statuten ook de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur ten opzichte van de Algemene (leden)vergadering helder vastgelegd.

4.3

De eigen werkwijze en het verkeer met de RvT, en bij een meerhoofdig bestuur ook de taakverdeling binnen het bestuur, worden beschreven in de statuten of in een reglement.

Het bestuur draagt zorg voor een heldere scheiding van redactionele en zakelijke leiding. Bij een verdeling van taken behouden alle leden van het bestuur de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken binnen de organisatie.

De voorzitter van het bestuur bepaalt de agenda van de vergaderingen, leidt deze en ziet toe op het goed functioneren van het bestuur.

4.4 Benoeming, schorsing en ontslag bestuur

De mediaorganisatie regelt in de statuten de werkwijze en bevoegdheden voor het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur, tenzij in de wet anders is bepaald.

4.5 Profielen

Een goede bemensing van het bestuur wordt bevorderd door het opstellen en hanteren van openbare profielen en een openbare werving. De RvT stelt de profielen vast voor zowel het bestuur als de RvT zelf, tenzij in de wet anders is bepaald.

4.6 Competenties

Bij een meerhoofdig bestuur beschikt elk lid over specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol zoals beschreven in de profielschets. Het bestuur dient zodanig te zijn bemenst, dat het zijn taken goed kan vervullen.

4.7

Het bestuur draagt er zorg voor dat de RvT zijn toezichthoudende taak optimaal kan uitvoeren. Besluiten van het bestuur, daaraan voorafgaande adviezen en eventueel noodzakelijke goedkeuring of vaststelling door, dan wel instemming van de RvT worden vastgelegd en blijven traceerbaar.

4.8 Informatie

Het bestuur verstrekt de RvT tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van zijn taak. Hierover kunnen nadere afspraken worden gemaakt in bijvoorbeeld een reglement van de RvT.

4.9

Het bestuur komt zo vaak bijeen als nodig om zijn taken goed te kunnen vervullen. Uitgangspunt daarbij is dat voorzitter en leden van het bestuur alle bijeenkomsten bijwonen. Als een lid van een meervoudig bestuur vaak niet deelneemt aan vergaderingen van het bestuur, wordt hij daarop aangesproken door de overige leden.

4.10

De beloning van leden van het bestuur wordt vastgesteld door het orgaan dat de leden van het bestuur benoemt, met inachtneming van de WNT en overige wettelijke kaders. 

De beloning past bij het karakter en de omvang van de mediaorganisatie en is zodanig dat gekwalificeerde bestuurders kunnen worden aangetrokken.

4.11

De mediaorganisatie verstrekt aan bestuurders geen persoonlijke leningen, garanties etc.

5.1

Taken en bevoegdheden van de RvT zijn in ieder geval het:
a. toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de mediaorganisatie, waaronder het toezicht op de naleving van de Gedragscode;
b. adviseren van het bestuur;
c. benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur, tenzij in de wet anders is bepaald;
d. goedkeuren van de begroting;
e. goedkeuren van de strategie en voorgenomen fusies.

Als de mediaorganisatie een vereniging is, kan, indien gewenst, worden bepaald dat de taken genoemd onder c, d en e worden verricht door de Algemene (leden)vergadering (ALV), dan wel door een daaruit voortkomende leden- of verenigingsraad.

5.2

Taken en bevoegdheden van de RvT zijn helder vastgelegd in de statuten. Indien de mediaorganisatie een vereniging is, worden in de statuten ook de bevoegdheden ten opzichte van de Algemene (leden)vergadering helder vastgelegd.

5.3

De taakverdeling binnen de RvT wordt, evenals zijn eigen werkwijze en het verkeer met het bestuur, beschreven in de statuten of in een reglement.

5.4 Benoeming, schorsing en ontslag RvT

De mediaorganisatie regelt in de statuten de werkwijze en bevoegdheden voor het benoemen, schorsen en ontslaan van leden van de RvT, tenzij in de wet anders is bepaald.

5.5 Profielen

De RvT stelt, met inachtneming van artikel 5.7 en de desbetreffende bepalingen in de Mediawet 2008, een openbaar profiel vast voor de omvang en samenstelling van de RvT, rekening houdend met de aard van de organisatie, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van leden van de RvT. Het profiel wordt in elk geval bij het ontstaan van een vacature geëvalueerd, zo nodig herzien en vervolgens gepubliceerd op de website van de Mediaorganisatie. De leden van de RvT worden op openbare wijze geworven aan de hand van het vooraf vastgestelde profiel.

5.6 Competenties

Elk lid van de RvT dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te kunnen beoordelen. Elke toezichthouder beschikt daarnaast over specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol zoals beschreven in de profielschets.

5.7 Onafhankelijkheid

De RvT is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, van het bestuur en van welk deelbelang dan ook. Er is sprake van een zo evenwichtig mogelijke samenstelling wat betreft geslacht, leeftijd, deskundigheid, sociale-, culturele-, bedrijfsmatige- en media-achtergrond van zijn leden.

5.8 Zittingsduur

De zittingstermijn voor leden van de RvT is beperkt tot vijf jaar. Bij gebleken geschiktheid is herbenoeming één keer mogelijk, voor een gelijke periode.

5.9

Indien een toezichthouder van een mediaorganisatie (ook) toezichthouder wordt van de fusie- of samenwerkingsomroep waarbij die mediaorganisatie is betrokken, wordt de zittingsduur van die toezichthouder niet op nul gesteld, maar telt de reeds verstreken zittingsduur mee voor het bepalen van de maximale zittingsduur bij de fusie- of samenwerkingsomroep.

5.10

De RvT stelt een rooster van aftreden vast waarmee wordt voorkomen dat veel toezichthouders tegelijk aftreden. Het rooster van aftreden is openbaar.

5.11 Informatie

De RvT heeft toegang tot alle informatie vanuit de organen en onderdelen van de mediaorganisatie, die voor de uitoefening van zijn taken noodzakelijk is.

5.12

De RvT komt ten minste viermaal per jaar bijeen.

5.13

Als een lid van de RvT frequent niet deelneemt aan vergaderingen van de RvT, wordt hij daarop door de voorzitter aangesproken. Het jaarverslag van de RvT vermeldt in welke mate de leden aan vergaderingen hebben deelgenomen.

5.14

Een lid van de RvT treedt af bij structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit om een andere zwaarwegende reden naar het oordeel van de RvT noodzakelijk is, tenzij in de wet anders is bepaald.

5.15 Vergoeding RvT

De vergoeding voor leden van de RvT wordt vastgesteld door het orgaan dat de leden van de RvT benoemt, met inachtneming van de WNT.

5.16

De mediaorganisatie verstrekt aan toezichthouders geen persoonlijke leningen, garanties etc.

5.17

De mediaorganisatie maakt jaarlijks de vergoedingen van toezichthouders openbaar met inachtneming van de WNT en het Handboek Financiële Verantwoording. Daarbij wordt in ieder geval de vergoeding per verslagjaar weergegeven voor de voorzitter, voor een gewoon lid en voor de toezichthouders tezamen.

Inleiding

Net als organisaties in andere sectoren, hebben publieke mediaorganisaties te maken met (financiële) risico’s en gedetailleerde wet- en regelgeving. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede risicobeheersing, waaronder de naleving van deze wet- en regelgeving, en de RvT houdt daar waarneembaar toezicht op. Daarbij zijn niet alleen ‘harde’ beheersmaatregelen van belang, maar ook maatregelen die gaan over het besef van risico’s en de moraal binnen de organisatie. Hierbij gelden de volgende bepalingen.

6A Interne risicobeheersing

6.1

Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de strategie en de activiteiten van de organisatie, het handelen van medewerkers en de maatschappelijke positionering van de organisatie.

6.2

Het bestuur bespreekt met de RvT één keer per jaar de risicoanalyses en de werking van de risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede noodzakelijk geachte aanpassingen, mede in het licht van de strategie en van de effecten van die beheersing en controle op regeldruk in de organisatie.

6.3 Leiderschap en voorbeeldgedrag

Naast de harde risicobeheersings- en controlesystemen zoals bedoeld in 6.1, besteden bestuur en RvT, elk vanuit hun eigen rol, ook aandacht aan ‘soft controls’: (beheersings) maatregelen die, meer dan ‘hard controls’, ingrijpen op het persoonlijk functioneren van medewerkers. Daarbij gaat het onder meer om: betrouwbaarheid, integriteit, dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, transparantie, zorgvuldigheid, maar ook om motivatie, (loopbaan)perspectief en diversiteit. Voorbeeldgedrag door leidinggevenden is hierbij van groot belang (‘tone at the top’). Hoewel minder direct meetbaar, kan daarmee een belangrijke bijdrage worden geleverd aan het beheersen van risico’s. (Zie ook Principe 1: Cultuur.)

6.4

Een mediaorganisatie kan besluiten tot de benoeming van een functionaris die belast wordt met de interne controle van onder meer interne financiële verantwoordingen en de administratieve organisatie (interne auditor). De positie van deze functionaris wordt vastgelegd in een reglement ter waarborging van zijn onafhankelijkheid.

6.5 Betaling voor medewerking aan programma’s

Een mediaorganisatie dient te allen tijde haar redactionele onafhankelijkheid te bewaken en te handhaven.

6.5.1 Journalistiek media-aanbod

Er wordt geen geld betaald, of op geld waardeerbaar voordeel verstrekt, aan bronnen en getuigen voor hun verhaal. Wanneer dat in een uitzonderlijk geval toch noodzakelijk wordt geacht, moet de betreffende redactie of mediaorganisatie in het openbaar verantwoording afleggen over de reden(en) daarvoor en over de hoogte van de betaling of verstrekking. 

Het verstrekken van een vergoeding van gemaakte onkosten is mogelijk, mits op basis van een door de mediaorganisatie goedgekeurde declaratie en onder overlegging van bonnen waaruit de gemaakte onkosten ondubbelzinnig blijken.

6.5.2 Overig media-aanbod

De mediaorganisatie stelt een interne regeling op over de toelaatbaarheid van en de wijze waarop geldelijke betaling, of de verstrekking van op geld waardeerbaar voordeel, mogelijk is voor het verlenen van medewerking aan niet-journalistiek media-aanbod. Hierbij kan het onder meer gaan om -al dan niet bekende- personen in de rol van deskundige, sidekick of (andere) gast.

Het verstrekken van een vergoeding van gemaakte onkosten is mogelijk, mits op basis van een door de mediaorganisatie goedgekeurde declaratie en onder overlegging van bonnen waaruit de gemaakte onkosten ondubbelzinnig blijken.

6B Accountant

6.6

De RvT benoemt de externe accountant en stelt diens vergoeding vast. Het bestuur wordt in staat gesteld daarover aan de RvT advies uit te brengen. 

De RvT evalueert periodiek het functioneren van de externe accountant, na daarover advies te hebben gevraagd aan het bestuur.

6.7

De externe accountant, en voor zover aanwezig de auditcommissie, wordt betrokken bij het opstellen van het werkplan van de controle.

6.8

De externe accountant woont het van belang zijnde gedeelte van de vergaderingen van de RvT bij waarin de jaarrekening wordt besproken of waarin wordt besloten over de goedkeuring of vaststelling van de jaarrekening. De externe accountant rapporteert zijn definitieve bevindingen betreffende het onderzoek in het kader van de jaarrekening op hetzelfde moment aan het bestuur als aan de RvT.

6.9

De externe accountant verricht geen advieswerkzaamheden die een risico vormen voor zijn onafhankelijke positie. Indien in het te controleren boekjaar advieswerkzaamheden zijn verricht, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag over de jaarrekening.

6.10

De omroeporganisatie wisselt na maximaal vijf jaar van accountant*). Die wisseling betreft de persoon/partner en de overige leden van het team, maar niet per se ook het kantoor waaraan de persoon/partner en de teamleden verbonden zijn. Na maximaal twee maal vijf jaar dient bij de wisseling van accountant zowel de persoon/partner, het team als ook het kantoor gewisseld te worden.

Het selectieproces van de accountant wordt toegelicht in het jaarverslag, alsmede de redenen die aan een wisseling ten grondslag liggen.

In geval van fusie van de omroeporganisatie, gaat de termijn van de externe accountant niet opnieuw in, maar wordt doorgeteld.

*) De enige wettelijke grondslag in Nederland voor een verplichte roulatie van accountantsorganisatie is de (rechtstreeks werkende) EU Verordening Nr. 537/2014. Ingevolge artikel 17 van deze verordening moeten Organisaties van Openbaar Belang (OOB) eens in de tien jaar wisselen van accountantsorganisatie. De mediaorganisaties zijn echter niet aangemerkt als OOB. 

Inleiding

Bij het afleggen van verantwoording gaat het niet alleen om het voldoen aan de vereisten van formele verantwoording, maar ook om het tonen van de bereidheid meer in het algemeen helder te zijn over het handelen en de keuzes die daarbij worden gemaakt en daarover aan belanghebbenden openbare verantwoording af te leggen.

7.1

Het bestuur is transparant en legt vanuit de maatschappelijke positie en verantwoordelijkheid van de omroeporganisatie in het openbaar in ieder geval verantwoording af over
a. de inrichting van bestuur en toezicht;
b. de strategie en het gevoerde beleid m.b.t. de uitvoering van de publieke mediaopdracht en overige activiteiten;
c. de besteding van publieke omroepmiddelen;
d. de manier waarop de mediaorganisatie de Gedragscode heeft toegepast, met, waar afwijken is toegelaten, een toelichting op eventuele afwijkingen. De toelichting bevat in ieder geval:
 1. de manier waarop is afgeweken;
 2. de reden voor afwijking;
 3. (indien de afwijking langer dan een verslagjaar duurt) wanneer de bepaling weer wordt nageleefd.

Het bestuur en de raad van toezicht bespreken jaarlijks met de externe accountant de reikwijdte van het Accountantsverslag, de Managementletter en de materialiteitsgrens van de controle, alsmede de belangrijkste risico's die de externe accountant heeft benoemd in dit verslag en zijn bevindingen naar aanleiding van de door hem uitgevoerde werkzaamheden.

7.2

In het jaarverslag is een bedrijfsvoeringverklaring opgenomen. Deze bevat ten minste een beschrijving van de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie om de publieke mediaopdracht en overige activiteiten te kunnen realiseren. Daarbij worden in ieder geval beschreven:
a. strategische risico’s;
b. operationele risico’s;
c. financiële risico’s;
d. compliancerisico’s;
e. de interne risicobeheersings- en controlesystemen die de mediaorganisatie n.a.v. de gesignaleerde risico’s, en met inachtneming van Principe 6, heeft vastgesteld en ingezet. Hierbij dienen zowel de harde risicobeheersings- en controlesystemen zoals bedoeld in 6.1 aan de orde te komen, als de ‘soft controls’ zoals bedoeld in 6.3.

7.3

Verder beschrijft de mediaorganisatie in het jaarverslag in ieder geval:
a. de inrichting van de organisatie (organogram);
b. de samenstelling van het bestuur en de RvT, de zittingsduur van de leden van het bestuur en de RvT, de data van infunctietreding en aftreden (rooster van aftreden);
c. aard en omvang van langdurige samenwerkingsverbanden met derden buiten het omroepbestel;
d. de aard en omvang van deelnemingen en overige (financiële) belangen;
e. de ontwikkeling van het sociaal beleid;
f. de inspanningen om in alle functielagen een evenwichtige personeelssamenstelling te bevorderen die is gerelateerd aan de Nederlandse bevolkingssamenstelling.

7.4

De RvT is aanspreekbaar op en legt in het jaarverslag verantwoording af over het gehouden toezicht en zijn andere taken, waaronder het adviseren van het bestuur. Daarbij worden ook de verantwoordings- en vermeldingsvereisten betrokken zoals genoemd in 3.8 (evaluatie bestuur door RvT), 3.9 (evaluatie RvT door RvT), 3.11 (ontwikkeling RvT) en 6.2 (interne risicobeheersing, zoals het interne risicomanagement- en controlesysteem).

7.5

Als de mediaorganisatie een vereniging is, leggen het bestuur en de raad van toezicht jaarlijks over de uitvoering van hun taken en bevoegdheden verantwoording af aan de Algemene (leden)vergadering (ALV), dan wel aan een daaruit voortkomende leden- of verenigingsraad, overeenkomstig het bepaalde in Principe 7.